Teil 6 der Veröffentlichungsreihe zum Digitalen Management.
Was sind digitale Tools?
Digitale Tools sind Werkzeuge, die die Arbeit und Kooperation im Team erleichtern. Sie können bei richtigem Einsatz kleine Helfer mit großer Wirkung für den Arbeitsalltag sein. Viele solcher digitalen Tools und Arbeitstechniken sind in den verschiedensten Geschäftsprozessen bereits gang und gäbe und werden von einer Vielzahl an Organisation bereits unbewusst genutzt. Viele dieser digitalen Tools können kostengünstig oder sogar kostenfrei ausprobiert und eingesetzt werden. Das primäre Ziel solcher digitalen Tools ist es, den Nutzern die Arbeit zu erleichtern und Aufgaben einfacher oder auch besser zu erledigen.
Deshalb sind zwei zentralen Fragen ausschlaggebend:
Kommunikation und Zusammenarbeit
Der Prozess der Kommunikation kann innerhalb der Destinationsmanagementorganisation vereinfacht dargestellt werden durch Kommunikationstools. Diese Tools ermöglichen das Chatten unter Mitarbeitenden und erleichtert das Teilen von Dateien, welches letztendlich lange E-Mail-Ketten umgehen kann.
Tools:
Videokonferenz-Software
Besonders in der Kommunikation mit Kunden und auch innerhalb des Teams kann eine Videokonferenzlösung ein wertvolles Tool sein, um trotz verschiedener Standorte alle Teilnehmenden digital zu vereinen und Meeting abzuhalten. Für diese Möglichkeit werden sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Lösungen angeboten. Der entscheidende Unterschied liegt meist in der Maximalanzahl an Teilnehmenden und der Dauer einer Sitzung. Nicht zuletzt sollten jedoch auch datenschutzrechtliche Fragen in diesem Zusammenhang betrachtet werden.
Mehr dazu:
Videokonferenz – die besten Tools 2020
Praxishilfe Videokonferenz und Datenschutz
Beitrag 1 – Digitale und hybride Meetings und Veranstaltungen
Tools:
Abstimmungstools
Eine digitale Abfrage oder ein Stimmungsbild kann in größeren und ortsunabhängigen Teams die Mitarbeitenden vor Herausforderungen stellen. Um diese Schwierigkeit zu umgehen, bieten verschiedene Tools die Möglichkeit an, ein Live-Feedback während einer Präsentation oder einer Besprechung einzuholen. Diese Tools ermöglichen es Teilnehmenden, sich in Echtzeit in die Abstimmung einzubringen, welche dann direkt visualisiert werden kann und für ein geordnetes Sammeln der Meinungen sorgt. Diese Art der Abstimmung kann ein interaktives und unterhaltsames Erlebnis für alle Teilnehmenden der Organisation schaffen.
Tools:
Projektmanagement
Den Überblick über verschiedene Projekte zu bewahren und den Status für alle Beteiligten aktuell zu halten sind die Kernaufgaben von Projektmanagementtools. Diese können den Workflow verbessern und die Arbeit erleichtern. Keinesfalls sollte ein Projektmanagementwerkzeug einen Zusatzaufwand für die Beteiligten darstellen. Daher ist, wie bei jedem digitalen Tool, die Überprüfung der Anforderungen existenziell, um einen Mehraufwand zu verhindern.
Tools:
Datenspeicherung und Datenzugriff
Diverse Tools bieten Organisationen die Möglichkeit, ihre Daten Cloud-basiert zu speichern, damit Mitarbeitende von überall und zu jeder Zeit auf die Daten zugreifen und Änderungen vornehmen können, und das sogar zeitgleich. Eine Cloud-basierte Lösung kann auch in der Zusammenarbeit mit dem Kunden genutzt werden, um Dateien verfügbar zu machen und eine gemeinsame Bearbeitung verschiedener Dateien zu ermöglichen.
Nicht zu missachten sind jedoch auch hier die Datenschutzrichtlinien. Sichern Sie sich ab, indem Sie unter anderem folgende Maßnahmen prüfen:
Mehr dazu:
Tools:
Arbeitstechniken
Besonders, wenn Mitarbeitende ortsunabhängig arbeiten, sind feste Strukturen und standardisierte Prozesse innerhalb Ihrer Destinationsmanagementorganisation von hoher Bedeutsamkeit. Angefangen bei einer einheitlichen Ordnerstruktur, die es allen erlaubt, sich stets zurechtzufinden bis hin zu festen Regeln im Umgang mit digitalen Tools. Teams sollten sich vor der Implementierung digitaler Werkzeuge darüber einig sein, was zum Beispiel über den Chat kommuniziert wird und welche Informationen über andere Kanäle laufen müssen, wie beispielsweise eine Telefonnotiz, Terminabsprachen, Dokumente, etc. Zudem sind digitale Spielregeln in Videokonferenzen sinnvoll für einen weitestgehend störfreien Ablauf (mehr dazu im ersten Beitrag dieser Reihe „Digitale und hybride Meetings und Veranstaltungen“).
Digitale Tools sollen die Arbeit erleichtern und keine Überlastung für das Team darstellen. Überlegen Sie sich, welche Bedarfe Sie wirklich haben und ob vielleicht ein einfaches Tool Ihnen bereits weiterhelfen kann. Viele Werkzeuge bieten potenziellen Kunden die Möglichkeit eines Testlaufs an. Eine Organisation sollte zunächst verschiedene digitale Tools ausprobieren, bevor die Entscheidung auf eines der vielen hilfreichen Tool fällt, welches die Arbeit und den Workflow verbessern und erleichtern.
Mehr dazu:
Digitale Werkzeuge – Der Wissensbaustein für die Praxis
Alle Veröffentlichungen der Reihe finden Sie unter Digitales Management.
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