Teil 1 der Veröffentlichungsreihe zum Digitalen Management
Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen, die ganz oder teilweise im virtuellen Raum stattfinden, nehmen seit Jahren an Bedeutung zu und sind ein wesentlicher Bestandteil neuer digitaler Zusammenarbeitsformen. Der Ausbruch der Corona-Pandemie und damit verbundenen Kontaktbeschränkungen haben diesen Trend noch einmal stark beschleunigt. Auch wurde das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer durchdachten Strategie für diese Form der Zusammenarbeit in den vergangenen Monaten branchenübergreifend geschärft.
Digitale Meetings stellen dabei meist eine Ergänzung zu analogen Formaten dar und können maßgeblich zu mehr Flexibilität und Produktivität in Organisationen beitragen. Voraussetzung dafür sind jedoch passende Tools, effiziente Prozesse und eine entsprechende Unternehmenskultur.
Kategorien digitaler Meetings und Veranstaltungen
Dieser Artikel bezieht sich auf die ersten drei Formate.
Erfolgsfaktoren für digitale Meetings
Obwohl die meisten Anbieter am Markt inzwischen mit sehr ähnlichen Funktionalitäten ihrer Software aufwarten, lohnt sich ein Blick in die Details und eine genaue Betrachtung der eigenen Anforderungen. Beantworten Sie vorab folgende Fragen zur Entscheidungshilfe:
☐ Wie viele Teilnehmer sollen sich einwählen können?
☐ Welche Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz soll das Tool erfüllen?
☐ Wie viele Accounts für Administratoren für Einrichtung und Management von Meetings werden benötigt?
☐ Kann es auch von externen Teilnehmern genutzt werden?
☐ Können sich Teilnehmer auch per Telefon einwählen, wenn gerade keine Internetverbindung besteht?
☐ Passt das jeweilige Preis-Leistungs-Paket zum verfügbaren Budget und den Anforderungen?
☐ Sind ggf. bereits Software-Lösungen eines Anbieters bei Ihnen in Gebrauch, die sich gut verknüpfen lassen? (z.B. Microsoft Office 365)
Mehr dazu:
Detaillierte Checkliste für die Auswahl eines Webkonferenz-Tools vom BWV Bildungsverband
Datenschutzrechtliche Kriterien bei der Wahl eines Videokonferenz-Tools
Die bekanntesten und am meisten genutzten Anwendungen für digitale Meetings sind derzeit:
Citrix GoToMeeting
join.me
Microsoft Teams
Zoom
Adobe Connect
Cisco Webex
Mehr dazu: Videokonferenz-Tools im Überblick von Heise Online
Definieren Sie ein Regelwerk, sowohl für den Umgang mit der Anwendung als auch für die Durchführung von Meetings.
Eine Zusammenfassung sinnvoller Regeln sowie weitere nützliche Tipps finden Sie hier: Mit diesen Grundregeln gelingen Ihnen virtuelle Meetings.
Was bereits in analogen Meetings hilfreich ist, ist für digitale Zusammenkünfte essenziell: Legen Sie vorab einen Moderator fest, der durch Meetings mit mehr als zwei Teilnehmern führt. Stellen Sie sicher, dass allen Teilnehmern klar ist, wer wann welche Inhalte vorstellt und wie mit einer Fragerunde oder Diskussion umgegangen wird.
Mehr dazu: 5 heiße Tipps für die digitale Moderation
Um die vielfältigen Möglichkeiten digitaler Meetings und Veranstaltungen optimal zu nutzen, müssen diese nachhaltig in die Unternehmensprozesse und -kultur integriert werden. Dazu gehört neben der passenden technischen Ausstattung aller Mitarbeiter auch deren Qualifizierung durch Schulungen, Trainings und fortlaufenden Erfahrungsaustausch. Zudem sollten insbesondere die Arbeitsformen Home Office und Remote Work mit klaren Regeln und gemeinsamen Standards gestaltet werden.
Weitere Praxis-Tipps für mehr Effizienz und bessere Kommunikation in digitalen Meetings
☐ Technik-Checks sorgen für einen entspannten und pünktlichen Start
☐ Internetverbindung (Stabilität, Schnelligkeit)
☐ Stromversorgung
☐ Mikrofon und Lautsprecher
☐ Kamera und Bild-Setup (Licht, Bildausschnitt, Hintergrund, etc.)
☐ ggf. Back-Up Kanal
☐ Erfüllte Rahmenbedingungen für alle Teilnehmer
☐ Alle Teilnehmer sind technisch adäquat ausgestattet (Hardware, Software, Internetverbindung)
☐ Zugangsmöglichkeiten zum virtuellen Meetingraum wurde rechtzeitig an alle Teilnehmer kommuniziert
☐ Es ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer dürfen das Tool nutzen dürfen
☐ Hintergrundgeräusche werden reduziert, z.B. durch stumm geschaltetes Mikrofon
☐ Clevere Zusatzfunktionen zur interaktiven Gestaltung
☐ Präsentationen und Materialen über den Bildschirm teilen
☐ Einrichtung virtueller „Teilräume“ für Gruppenarbeit
☐ Gemeinsames Erarbeiten von Ideen über ein „virtuelles Flipchart“, z.B. in PowerPoint oder MURAL
☐ Chatfunktion nutzen, um Kommentare für eine Diskussion zu sammeln
☐ Meinungsabfragen in Echtzeit (z.B. mit Tools wie mentimeter oder PollUnit)
Alle Beiträge zum Digitalen Management finden Sie unter Digitales Management.
Für Interessierte haben wir einen Erfahrungs- und Wissenaustausch im Kommunikationsraum eingerichtet. Sie finden die offene Gruppe #DigitalMindset in KoRa.
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