Teil 2: Digitale Büroorganisation – alle Daten und Informationen in einer Plattform

Teil 2 der Veröffentlichungsreihe zum Digitalen Management

Höhere Effizienz, weniger Papierablage, mehr Flexibilität, Konzentration auf das Wesentliche – das sind nur einige der vielen Vorteile einer umfassenden Digitalisierung von Dokumenten und Kommunikation in Unternehmen. Um mobiles Arbeiten, Home-Office und moderne Teamarbeit praxisgerecht umzusetzen und damit zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die digitale Büroorganisation unabdingbar.

Ziel des digitalen Office Managements ist es, alle Daten im Unternehmen an zentraler Stelle zu speichern, auszutauschen, zu verwalten und zu archivieren. Es soll sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter überall und zu jeder Zeit Zugang zu allen relevanten bzw. freigegebenen Informationen hat und diese möglichst schnell findet.

Die umfassende Lösung: Enterprise-Content-Management-Systeme
Einige Unternehmen nutzen bereits ECM-Systeme, die viele Funktionen wie Dokumentenmanagement zur digitalen Archivierung und Dokumentverwaltung, Software für das Projektmanagement, Business Collaboration Tools, Digitalisierung von Rechnungen und mehr in sich vereinen.

Mehr dazu:
Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
ERP- & ECM-Systeme 11 beliebte Software-Anbieter für im Vergleich 2019

Die Einstiegs-Lösung: Dokumentenmanagement
Der erste Schritt zur digitalen Büroorganisation ist jedoch für viele Unternehmen zunächst der Umstieg auf ein papierarmes Büro mittels eines Dokumentenmanagement-Systems.

Mehr dazu:
Digitales Dokumentenmanagement – die 6 wichtigsten Gründe für ein DMS
Papierloses Büro – mit diesen 7 Tipps erreichst du es

In 5 Schritten zum digitalen Büro

1. Überblick und Planung
   ☐ Bestandsaufnahme: Welche Typen an Informationen und Daten liegen vor?
   ☐ (Dokumente/Dateien, Kunden-/Mitarbeiterdaten, Rechnungen, Kalender, Notizen, Signaturen usw.)
   ☐ Kategorisierung: Was wird bereits digital verarbeitet und was nicht? Wo ist Anpassungsbedarf?
   ☐ Vision: Wie sieht der Soll-Zustand für die Zukunft aus?
   ☐ Planung: Wie soll die Digitalisierung personell und technisch erfolgen? Wie ist der Zeitplan?
2. Auswahl des Systems
   ☐ Passende Lösungen, Dienste und Anbieter wählen
   Mehr dazu:
   Download: Marktübersicht Digitaler Arbeitsplatz 2020
   ☐ Nutzungsverhalten und technische Ausstattung beachten
   (Offline-Verfügbarkeit, Browser-basierte Zugänge, genutzte Endgeräte)
   ☐ Sicherheit gewährleisten (Datenschutz, Datensicherung & Back-up, Verschlüsselung)
3. Roll-out☐ Verlässliche Hardware bereitstellen (Endgeräte, Scanner, Server und Speichermedien)
   ☐ Ablage-/Speicherorte je nach Datentyp festlegen (Server, lokale Festplatte, Wechselmedien, Cloud)
   Mehr dazu:
   VPN, REMOTE DESKTOP- ODER CLOUD-LÖSUNG?
   Cloud-Hosting: Die wichtigsten Anbieter 2020 im Vergleich von t3n
   Die 10 besten Cloud-Speicher (für Privat und Unternehmen) von Heise Online
   ☐ Fahrplan für den Umzug von Daten und ggf. die Digitalisierung von Papieren erstellen
4. Verwaltung und Arbeitsprozesse
   ☐ Aufbau der Datenstruktur erarbeiten (Verzeichnisse und Ordner-Hierarchien)
   ☐ Standards für Dokumente festlegen (Benennung, Metadaten, Verschlagwortung, Freigaben)
   ☐ ggf. Regeln für gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten aufstellen
   ☐ Gesetzeskonforme Archivierung und Entsorgung beachten (Papierform, Zeiträume, Datenschutz)
5. Strukturen und Unternehmenskultur
   ☐ Klare Kommunikation von Prozessen und Regeln an alle Mitarbeiter
   ☐ Bewusstsein schaffen für die Vorteile des digitalen Büros, Feedback aufnehmen und nutzen
   ☐ Fortbildungen und Trainings für Mitarbeiter durchführen
   Mehr dazu: Digitale Unternehmenskultur, Checkliste der IHK München

Tipps für die Umstellung auf digitale Büroorganisation

☐ Anbieter und Dienste mit Bedacht wählen, besonders bei Komplettpaketen
Die Implementierung von neuen Systemen ist nicht von heute auf morgen umgesetzt und das gewählte IT-Unternehmen begleitet Sie ggf. für eine lange Zeit.

☐ Aufwand für die Umstellung nicht unterschätzen
Schulungen für Mitarbeiter, das Einführen neuer Prozesse oder sogar ein größerer Kulturwandel im Unternehmen benötigen Zeit und Ressourcen.

☐ Führung und Strategie sicherstellen
Digitalisierung sollte auf der Leitungsebene vorangetrieben werden, geht aber alle im Unternehmen an. Legen Sie ggf. Verantwortliche fest, die als Strategen, Planer und Botschafter die digitale Transformation ins Unternehmen tragen (z.B. einen „Digital Officer“ oder interdisziplinäre Arbeitsgruppen).

Alle Veröffentlichungen der Reihe finden Sie unter Digitales Management.

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