Demographischer Wandel: Notfallregelungen – 10 weitsichtige Tipps für die kurzfristige Betriebsübergabe
Unternehmensübergaben oder Übergangsregelungen müssen manchmal sehr überraschend und schnell angegangen werden, zum Beispiel wenn Eigentümer plötzlich erkranken oder gar versterben. Nicht selten sind kleine Unternehmen in einem solchen Fall durch fehlende Vollmachten, Verträge oder Kontozugänge bereits nach kurzer Zeit zahlungsunfähig – davon betroffen sind dann neben der Familie des Unternehmers auch die Mitarbeiter, Geschäftspartner, Lieferanten und die Kunden. Daher ist es am besten, wenn bereits frühzeitig Vorbereitungen getroffen wurden. Die zehn wichtigsten Tipps zum Thema.
- Geeignete Personen identifizieren: Wer soll im Notfall die Geschäftsführung übernehmen? Eine klare Regelung verhindert Unruhe und Unentschlossenheit – bei der Belegschaft, aber auch bei Kunden oder Dienstleistern.
- Mitarbeitende mitnehmen: Ein Krisenstab innerhalb des Betriebs kann im Fall der Fälle das Tagesgeschäft am Laufen halten und die Notfall-Geschäftsführung bei Fragen und Schwierigkeiten unterstützen. Diese Gruppe der wichtigsten Angestellten sollte bereits vorab definiert und idealerweise auch darüber informiert werden.
- Prokura erteilen: Die im Notfall übernehmenden Personen benötigen Vollmachten, zum Beispiel für betriebliche Bankkonten. Bank- oder andere Vollmachten können natürlich auch jederzeit widerrufen werden.
- Muster nutzen: Vorlagen für verschiedene Vollmachten (Generalvollmacht, Einzelprokura etc.) gibt es zum Beispiel bei den Industrie- und Handelskammern.
- Übersicht schaffen: potenzielle Nachfolger oder Ehepartner benötigen Kopien der wichtigsten Dokumente, etwa Verträge, Versicherungspolicen etc. Diese sollten am besten gesammelt und geordnet zugänglich sein – und gleichzeitig sicher verwahrt werden.
- Zugang gewährleisten: auch die wichtigsten Passwörter zu Computern, Websites oder digitalen Werkzeugen gehören in die Notfallkoffer – genauso Kopien von wichtigen Schlüsseln.
- Aktualität sicherstellen: Die Sammlung der Dokumente gilt es laufend aktuell zu halten. Es bietet sich an, sie alle 5 bis 12 Monate durchzusehen und gegebenenfalls zu vervollständigen.
- Kommunikation planen: bei einem zeitlichen Ausfall oder Todesfall müssen u. a. Kunden und Geschäftspartner informiert werden. Eine Übersicht über die wichtigsten Geschäftsbeziehungen mitsamt Ansprechpartnern hilft im Notfall in der Kommunikation nach außen.
- Betriebstätigkeit sicherstellen: Auch das Tagesgeschäft sollte geregelt sein. Eine Übersicht über anstehende Arbeiten und wichtige Termine hilft bei der kurzfristigen Übernahme der Geschäftsführung.
- Sich informieren: Auch für den Notfall gibt es hochwertige Beratungsangebote und ausführliche Handbücher. Die Beschäftigung damit kann auch genutzt werden, um frühzeitig Vorbereitungen für eine langfristige Betriebsübergabe zu treffen. Entsprechende Angebote gibt es vor allem bei den Industrie- und Handelskammern.
